Reporte de Nuevos Empleados: El Plazo Federal de 20 Días

Qué suele significar este aviso

La ley federal exige que todo empleador reporte a cada trabajador nuevo o recontratado ante el estado donde ese trabajador labora, dentro de 20 días desde la fecha de contratación. La fecha de contratación es el día en que el trabajador presta servicios por primera vez a cambio de pago, no la fecha de la oferta ni la del papeleo. Muchos estados fijan un plazo más corto que 20 días, y usted debe seguir el plazo que fije su estado, no el límite federal. Un reporte necesita siete datos: el nombre y la dirección del trabajador, su número de Seguro Social, la fecha de contratación, y el nombre, la dirección, y el Número de Identificación de Empleador Federal de su negocio. La mayoría de los empleadores usan una copia del Formulario W-4 del trabajador para reportar, o un formulario equivalente. Los trabajadores que regresan no siempre necesitan un reporte nuevo. Si alguien regresa dentro de 60 días consecutivos sin salir de la nómina, o sin llenar un nuevo W-4, no se necesita un reporte nuevo. Un trabajador que regresa después de 60 días, o que llena un nuevo W-4, sí necesita reportarse de nuevo. Si un trabajador nuevo todavía no tiene número de Seguro Social, el plazo de 20 días para ese trabajador comienza de nuevo desde el día en que llega el número, ya que no se puede presentar un reporte sin uno. Los estados pueden optar por multar a un empleador por no reportar, pero la ley federal limita esa multa a $25 por trabajador. Si la multa se debe a una conspiración entre el empleador y el trabajador para no reportar, el límite sube a $500 por trabajador. No todos los estados han adoptado una multa, así que el monto real que enfrenta depende por completo de las reglas de su propio estado. La ley federal no exige reportar a los contratistas independientes, pero algunos estados sí lo exigen.