Multas de W-2 y 1099-NEC por Perder el Plazo del 31 de Enero

Qué suele significar este aviso

Los negocios deben enviar los formularios W-2 a los empleados y a la Administración del Seguro Social, y los formularios 1099-NEC a los contratistas y al IRS, antes del 31 de enero de cada año. Para el año fiscal 2025, esa fecha cae en sábado, así que el plazo real pasa al 2 de febrero de 2026. No cumplir esta fecha puede generar una multa por cada formulario, y la multa crece mientras más tiempo pase sin corregirse. Enviar el formulario tarde al trabajador y presentarlo tarde ante el gobierno son dos fallas distintas, así que un negocio puede recibir dos multas por el mismo formulario faltante. La mayoría de las otras declaraciones informativas pueden obtener una prórroga automática de 30 días con el Formulario 8809. El W-2 y el 1099-NEC no pueden. Para el 1099-NEC, tanto la copia enviada al trabajador como la copia presentada al IRS comparten esta misma fecha del 31 de enero, a diferencia de la mayoría de los otros formularios 1099, que le dan al IRS un plazo posterior. Un error pequeño de corrección no siempre cuesta una multa. Las declaraciones presentadas a tiempo con un error menor, y corregidas antes del 1 de agosto, quedan exentas hasta el mayor de estos dos números: 10 declaraciones, o la mitad de un uno por ciento del total de declaraciones que el negocio debe presentar ese año. Si el IRS envía el Aviso 972CG proponiendo una multa y el negocio cree tener causa razonable, tiene 45 días para responder, o 60 días si presenta desde el extranjero, antes de que el IRS aplique la multa.